Wat is een proforma factuur?

Een proforma factuur is een voorlopige factuur die je opstelt voordat je de producten of diensten gaat leveren. Het is geen officiële factuur, maar een document met extra informatie. Denk aan producten of diensten, prijzen, hoeveelheden, verzendkosten en btw - wat je normaal gesproken op een normale factuur zet. Vaak stuur je dit nadat een offerte is geaccepteerd door jouw klant, maar voordat je daadwerkelijk levert. Belangrijk om te weten: een proforma factuur hoef je nog niet te betalen. 

Je geeft hiermee duidelijkheid over de bestelling of de transactie. Het lijkt op een factuur, maar heeft geen juridische waarde. Het dient ook als bewijsmateriaal voor de douane bij een internationale levering. Wanneer jouw klant akkoord is, verstuur je de officiële factuur naar de klant. 

Wanneer gebruik je een proforma factuur? 

In meerdere situaties is het handig dat je dit type factuur gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan: 

1. Het versturen van een offerte – dit is in feite een proforma factuur. 

2. De bewijslast voor de douane – een proforma verstuur je mee met de zending zodat je de waarde van de zending aangeeft. 

3. Het aanvragen van financiering – ook wel factoring genoemd. Een bank vraagt om de proforma om het bedrag alvast te financieren. 

Dit document helpt om duidelijk te maken dat het niet meteen een transactie is. Jouw klant zit dus nergens aan vast en heeft een verwachting van de te leveren goederen of diensten. 

Welke gegevens staan op een proforma factuur? 

Het bevat normaal gesproken dezelfde soort informatie als een normale factuur. Het enige verschil zit dus in de benaming, “proforma”. Deze gegevens staan erop: 

• Naam en adres van de leverancier 
• Naam en adres van de klant 
• Datum 
• Proforma factuurnummer (optioneel) 
• Product- of dienstomschrijving 
• Aantal, prijs per stuk en totaalprijs 
• Btw-percentage en -bedrag (indien van toepassing)