10 juni 2022

Finance: Het “putje” van le flux de JEX

Of in het Nederlands: de financiële afdeling van de JEX-stroming. De afdeling die eigenlijk het minst zichtbaar is, maar een essentiële schakel is in de weg naar succes. Als je alle processen binnen de organisatie afgaat, kom je uiteindelijk bij Finance uit.

Nesrine El Hankouri is één van de drie Financial Controllers op de Finance-afdeling van JEX. Waarschijnlijk denk je dan aan een hoop cijfers, berekeningen en computerschermen. Maar is dat ook echt zo? En wat maakt de financiële afdeling bij JEX anders dan andere financiële afdelingen? In deze ‘De Diepte In’ geeft Nesrine ons een kijkje achter de schermen.

Je werkt op de Finance-afdeling van JEX, hoe ziet dat eruit?

Finance is waar het uiteindelijk in een organisatie om draait. Als je de hele keten van Sales naar Marketing tot aan IT afgaat, kom je uit bij Finance. Hier eindigt het proces, wordt de factuur naar de eindklant verstuurd en het geld geïncasseerd. Hier gaat de facturering naar de eindklant of de margefactuur naar de intermediair. Je zorgt hier voor de herinrichting van de administratie, het goed zetten van de grootboekrekeningen en duidelijkheid over wat waar terecht komt.

Stel je koopt blikjes drinken in voor alle collega’s, dan zijn dat kosten die terecht moeten komen op “kantinekosten” en niet op “telefoonkosten”. Dat is een heel simpel voorbeeld, maar je moet zorgen dat de informatievoorziening juist is, zodat de kosten allemaal onder de juiste grootboekrekening worden geboekt. Verder ben je bezig met jaarrekeningen en btw-aangiftes. En mocht de druk op de afdeling echt toenemen, dan ben ik er ook niet vies van om collega’s extra te ondersteunen. Bijvoorbeeld met het verwerken van inkoopfacturen. Het blijft immers: #WorkAsOne om in de JEX termen te blijven.

En jij bent daar de Financial Controller, wat is dat en hoe word je dat?

Een Financial Controller is iemand die continu bezig is met vooruitkijken, want procesverbetering is een belangrijke taak. Het is belangrijk om hier een helicopterview te creëren en dus niet te diep in de processen te gaan zitten, want daardoor kan je juist de controle verliezen. Op basis hiervan doen we aanbevelingen, bijvoorbeeld over budgetteringen of procesoptimalisatie. Je bent ook verantwoordelijk voor de maandafsluitingen, specificaties en aansluitingen in de administratie. Het is belangrijk om hier kritisch en analytisch naar te kijken.

Ik heb zelf op het mbo de opleiding ‘Assistent Accountant’ versneld behaald. Daarna ben ik Bedrijfseconomie gaan studeren op het hbo. Tijdens mijn studies vond ik boekhouden en het werken met journaalposten het leukst om te doen en ik moet ook eerlijk toegeven: daar was ik goed in. Ik ben na mijn hbo-studie eigenlijk direct begonnen in de grote mensen wereld: het kantoorleven van de Finance wereld. Tegenwoordig doet het ERP-systeem bijna alles voor je; het Enterprise Resource Planningssysteem regelt alles voor jou. Met een planningssysteem voor de administratie is het nu vooral belangrijk om inzicht te hebben. 

Wanneer verlopen zaken dan goed op een Finance afdeling in de ogen van een Financial Controller?

Financial Controllers worden blij als de gehele financiële administratie aansluit, de inrichtingen in het systeem kloppen en de maandafsluiting soepel verloopt. Daarnaast worden we heel blij als alles automatisch verloopt. Dus dat we geen financiële gegevens buiten de boekhouding om hoeven bij te houden. Het gehele financiële plaatje is dus duidelijk.

Maar ook wanneer van alle werkzaamheden het resultaat er uiteindelijk komt. Je ziet het dus niet per se direct, maar op het moment dat we iets hebben behaald, is dat ook jouw bijdrage geweest. Dus eigenlijk wanneer iedereen net dat ene puzzelstukje is waarmee de Finance afdeling tot zijn goedrecht komt. Bijvoorbeeld wanneer er een bepaalde inrichting in het systeem gekomen is, of een mailbox leeg is. Of wanneer je de maandafsluiting direct kan uitdraaien, er een goed overzicht is, analyses er direct uitrollen en processen gevloeid samengaan. Een ieders bijdrage is daarvoor belangrijk.

Hoe ziet een dag bij Finance er dan precies uit?

Het verschilt echt heel erg, vooral hier bij JEX. Omdat JEX een startup is, is er hier elke dag iets nieuws te leren en vooral binnen de Finance afdeling. Als Financial Controller werk je wel enorm veel zelfstandig, maar moet je wel altijd blijven overleggen met diverse stakeholders. Als ik bijvoorbeeld bezig ben met de jaarrekening is de accountant een belangrijke stakeholder. Maar als ik bezig ben met het aansluiten van de rekening-courant verhoudingen, kan ik dit prima alleen doen.

Vaak komen de vragen vanuit mijn Finance Manager bij mij terecht. Dat is dan iets wat hij uitzet bij mij of een andere Financial Controller. Op dit moment ben ik bezig met de aanlevering van de stukken voor de jaarrekening richting de accountants, maar ook met nadenken over hoe we bepaalde interne kosten kunnen doorbelasten naar de diverse labels.

Eigenlijk zijn we dus dagelijks bezig met zorgen dat processen rechtstaan, we de druk van de groei aankunnen en de deadlines halen. We maken werkbeschrijvingen en dan kan de maandafsluiting uitgerold worden.

Al die data en cijfers op een dag… Is dat niet lastig te overzien?

Planning, structuur en nauwkeurigheid. Ik plan een week van tevoren taken in mijn agenda, anders kom ik er gewoon niet aan toe. Tuurlijk kan het voorkomen dat ik ergens niet aan toekom, dan verschuif ik gewoon het één en ander. Zolang je maar weet wat de prioriteiten zijn.

Het is vooral belangrijk om als Financial Controller te weten hoe het systeem de informatie doorvoert in de financiële administratie. Waarom wijkt een boekingsdatum af van een factuurdatum? Wanneer worden de kosten daadwerkelijk genomen en wanneer wordt de omzet daadwerkelijk gedraaid?

Dit was voor mij ook echt een uitdaging in het begin. De belangrijkste les die ik hieruit heb gehaald: Blijf overtuigd van je eigen kwaliteiten, en niet twijfelen aan jezelf. Daarnaast moet je soms ook gewoon accepteren dat je het antwoord niet weet. Toegeven is geen falen. Die ruimte is er bij JEX. We zijn altijd bezig met de afdeling naar een hoger niveau tillen. Daarom biedt JEX voor zulke situaties ook oplossingen, zoals het volgen van cursussen.

Is elke Finance afdeling zo?

Ruim 4,5 jaar ben ik gedetacheerd geweest. Bij elke organisatie merk je dat de bedrijfscultuur heel anders is. Ik kan dan ook zeggen: geen een financiële afdeling is hetzelfde. Financials staan erom bekend de hele dag te staren naar hun beeldschermen. Ik moet dan ook toegeven dat ik soms het menselijke contact miste op de financiële afdeling. Je hebt niet echt één op één contact met klanten, zoals op de afdeling Sales bijvoorbeeld. Ik merkte door de jaren heen dat ik steeds meer het maatschappelijke aspect miste in mijn werk.

Bij JEX merk je dit echt totaal niet. Onze Finance collega’s zijn jonge ambitieuze mensen die rondlopen met geweldige ideeën. De energie is zo hoog, dat je hier automatisch in meegenomen wordt, of je nou wilt of niet. Maar ik moet ook wel bekennen dat ik niet de standaard Financial Controller ben. Ik sta bekend als de collega die bij elke afdeling wel eens rondhuppelt en een praatje maakt. Ik vind dat we af moeten van het statement dat Financials “saaie mensen” zijn die de hele dag achter hun scherm zitten en alleen maar bezig zijn met Excel.

Ook probeer ik nu dat maatschappelijke te zoeken in vrijwilligerswerk. In het weekend, maar soms ook doordeweeks. Ik ben enorm blij ben dat ik daar de tijd en ruimte voor krijg bij JEX. 

“Onze Finance collega’s zijn jonge ambitieuze mensen die rondlopen met geweldige ideeën. ”

- Nesrine El Hankouri